Minggu, 24 November 2024
Dalam suatu instansi atau perusahaan, pengelolaan surat merupakan salah satu kegiatan atau pekerjaan yang rutin dilakukan. Pengelolaan surat merupakan suatu proses untuk mengatur dan menyusun surat-surat yang diterima dan dikeluarkan oleh instansi, yang berguna untuk penyampaian informasi dengan baik kepada pihak yang dituju. Penanganan surat harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga surat-surat yang masuk dapat tersusun secara rapi tanpa menghabiskan banyak waktu dan akan mempermudah pencarian kembali surat masuk tersebut. Pengelolaan surat harus dilakukan dengan tepat agar surat-surat yang diterima dan dikeluarkan dapat tersusun secara rapi serta mudah dalam pencarian informasi surat. Bagi instansi pemerintah atau swasta, penerapan pengelolaan surat harus dilaksanakan karena dapat mempermudah instansi dalam proses penyampaian informasi dengan baik kepada pihak yang dituju.
Pemerintah Kabupaten Indramayu adalah salah satu kabupaten di Jawa Barat. Kabupaten Indramayu terdiri atas 31 kecamatan, yang dibagi lagi atas sejumlah 313 desa dan kelurahan. Pusat pemerintahan di Kecamatan Indramayu, yang berada di pesisir Laut Jawa.
Salah satu yang menjadi perhatian bagi pemerintah Kabupaten Indramayu adalah tata kelola pengarsipan surat menyurat pada 28 Organisasi Perangkat Daerah (OPD), karena dalam pelaksanaan pengelolaan surat menyurat dinas baik surat masuk, surat keluar, dan disposisi surat masih menggunakan proses yang manual dan belum dilakukan secara sistematis.
Sehingga sering kali terjadi surat yang tercecer, surat yang salah untuk dikirim, penanganan surat yang menghabiskan banyak waktu, tidak efisien penggunaan tenaga kerja, penanganan pekerjaan yang kurang maksimal, bagian administrasi sulit untuk melacak posisi surat dalam waktu cepat, disposisi surat dari pejabat berwenang tidak dapat dilakukan dengan cepat, dan rute yang sudah ditempuh suatu surat dalam workflow tidak tercatat dan banyak lagi kesalahan yang timbul akibat proses pengelolaan surat menyurat yang belum optimal. Untuk itu dibutuhkan pemanfaatan Teknologi Informasi untuk mendukung proses administrasi surat menyurat. Pemerintah Indramayu mengharapkan adanya pemanfaatan Teknologi Informasi berupa perangkat lunak yang dapat mendukung dalam proses pengelolaan surat dinas di pemerintah kabupaten Indramayu.
Dari permasalahan tersebut kemudian dilakukan studi literatur untuk mendapatkan contoh permasalahan serupa dan cara mengatasinya. mengusulkan pengembangan Aplikasi Disposisi Surat Masuk dan Pembuatan Surat Keluar di STMIK Musirawas Lubuklinggau Berbasis Web Mobile. Selain itu, mengusulkan Aplikasi Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa berbasis Mobile Web. Selain itu, mengusulkan aplikasi disposisi surat dan telaah staf berbasis mobile. Berbeda dengan sebelumnya, mengusulkan aplikasi surat berbasis desktop di PMI Kota Malang.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka diperlukan sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dapat meminimalisir permasalahan yang sedang terjadi. Oleh karena itu, pengabdian ini mengusulkan “PENERAPAN SISTEM PENGELOLAAN SURAT PEMERINTAH KABUPATEN INDRAMAYU”. Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar akan dibangun berbasis website dan mobile. Sistem pengelolaan surat yang dibangun akan memiliki beberapa fungsi, seperti mengelola surat masuk dan surat keluar, mengelola laporan surat masuk dan surat keluar serta laporan disposisi surat masuk. Dengan adanya sistem informasi berbasis komputer ini, diharapkan dapat membantu Pemerintah Kabupaten Indramayu dalam melaksanakan proses pengelolaan surat serta dapat memberikan kemudahan dalam pencarian dan penyampaian informasi surat.
Aplikasi dibuat oleh Dosen-dosen Jurusan Teknik Informatika yang diketuai oleh Esti Mulyani, S.Kom., M.Kom serta dibantu 2 (dua) anggota Eka Ismantohadi, S.Kom., M.Eng dan Alifia Puspaningrum, S.Pd., M.Kom. sukses membuat inovasi sistem yang dapat membantu pelayanan pemerintah kabupaten Indramayu.
